溢れ続ける受信トレイ対策：メールの使い方を再度見直し。複数のGmailアドレスをうまく使い分けて問題は解決できるか

2024年7月8日

電子メールというものを使い始めてから何年になるでしょうか。長年の間に仕事も暮らしも変わって、いくつものメールアドレスを使ってきて、メールの統廃合を繰り返し、迷惑メール対策に強いGmailに集約させるようになったのは2007年ごろのことになります。

スマートフォンの登場とともに、インターネットが一般的に広く普及してから、郵便でのダイレクトメールに代わってメールが広告の手段となり、迷惑メールが増え、さらにはネット詐欺などがはびこるようになってきました。

Gmailの高度な迷惑メール対策、自動振り分け設定

Gmailは早くから迷惑メール、詐欺メールなどの対策に早くから取り組み、広告メール（プロモーション）、SNSからのお知らせなど（ソーシャル）を自動分類してくれて、重要なメールを逃さないように、機能強化されてきました。

また、「メールの自動振り分け設定」によって、自動でフォルダー分け（正確にはラベル付け）を行い、受信トレイには表示されないようにする機能が便利であるとの定評があります。

”手入れを怠る”と溢れかえる受信トレイ

便利な機能が搭載されているGmailでありながら、”手入れを怠る”と、まるで庭が雑草だらけになってしまうように、受信トレイにメールが溢れてしまいます。

ひところ、用途に応じて有料版のGoogle Workspaceと無料版Gmailの複数のアカウントを使い分けようとしたのですが、複数のアカウントをチェックするのが面倒で止めてしまいました。

それよりも情報は一元化したほうがいいと思い、メインのメールアドレスで何でもかんでも登録してきています。

オンラインショッピングでアカウント作成。
買い物に出かけると、割引が受けられると言われて会員登録。
メールマガジンやニュース記事を購読。
便利そうなアプリをスマホにインストールしてアカウント作成。
Facebook, InstagramなどSNSで何かあるたびにメールが届く。

何年もの間に積み重なって、確認してみると数百にも及ぶサービス/アプリになっており、「メールの自動振り分け設定」でさえ面倒になってしまい、振り分けられないメールが受信トレイに入って来てしまっているわけです。

大部分のメールが重要ではない未読スルーしてしまって構わないものです。
精神上良くないので、数か月に一度、全部まとめて「アーカイブ」するようにしているのですが、そんな作業も大きなストレスです。

そんなことで、未読の山となった受信トレイの中から重要なメールを探し出す。。。という生産性の低さにうんざりしてしまい、ちゃんとしよう！と思い立っているところです。

Gmailのエイリアスを複数作成して、用途ごとに自動的に振り分ける方法（下記のページを参照）も検討してみました。

Gmailのエイリアスとは？メリットやデメリット、設定・送信方法を解説
https://www.maildealer.jp/column/method/360-gmail-alias.php

しかし後述の通り、セキュリティ上の問題が残ってしまうので、結局、複数のメールアドレスを使い分ける方法を採ることにしました。

メールアドレスを使い分ける利点

１，セキュリティの向上

メールアドレスを用途ごとに分けることで、各アカウントが独立し、一つのアカウントがハッキングされたとしても他のアカウントに影響が及びにくくなります。

２，スパム対策

オンラインサービス専用やプロモーション専用のメールアドレスを無料版のGoogleアカウントを作成して利用することで、メインのアドレスにスパムが届くリスクを減らせるかと思います。

３，プライバシーの保護

何か問題があったらアカウントを削除することを覚悟したGmailのメールアドレスを利用することで、個人情報を守るようにします。

メールアドレスの使い分けをどうするか？

1. メインのGmail（仕事用 & 個人用）

メインで使用するメールアドレスで、重要な連絡先として、また公式なやり取りに使用するようにします。
重要なメールが埋もれてしまわないように、少しずつネットサービスやアプリで登録しているアドレスをサブのものに登録変更していくようにします。とても憂鬱ですが。。。

私の場合、業務用としてGoogle Workspace（Business Standard）を利用しています。月額にすると1,360円かかりますが、独自のメールアドレスが使え、Googleドキュメント、Googleフォトと合わせて2TBという大容量を使えるので、まさにクラウド上の”ワークスペース”＝仕事場で、いつでも、どこにいても、どの機器からでも仕事ができます。

Google Workspaceではメールのエイリアスを30個まで作成することができるので、個人用のアドレスでやり取りをするようにします。Gmailの同じ画面上で送受信ができるので便利です。
銀行とのやりとりや親しい友人とのやりとりなど、重要な連絡はこのアドレスを使います。

2. オンラインサービス専用のメールアドレス

ショッピングサイト、サブスクリプションサービス、ソーシャルメディアなど、オンラインサービスに登録するためのメールアドレスを別のアドレスにします。これにより、万が一このアドレスが流出したとしても、メインのアドレスに被害が及ぶリスクを減らせると思います。

こちらは無料版のGmailを用いますが、無料版でもメールのエイリアスを作成し、用途ごとに使い分けができます。Gmailのラベル機能とフィルター機能を用いて自動的にメールが振り分けられるようにします。

3. 使い捨てメールアドレス

危険性が高いと思われる外国製のアプリや海外のショッピングサイト用には別の無料版のGmailアドレスを使います。Gmailのアドレスは原則的に無料でいくつでも作成可能なので、もしもアプリやショッピングサイトの管理会社がハッキングされて情報漏洩が起きてしまった場合などには新しいアドレスを作り直すことにします。

使い捨てメールアドレスサービス（例：10 Minute Mail、Guerrilla Mail）を利用することで、一定期間後に自動的に削除されるメールアドレスを作成することも可能です。