その文書、Microsoft Wordで作る必要ありますか？無料で使えるGoogleドキュメントで十分かも？

長きにわたって文書作成ツールの定番となっているMicrosoft Wordですが、レイアウトに凝った文書でない限り、豊富で高度な機能を持て余してしまうこともあります。

私個人の場合、文書作成の95%ほどは「Googleドキュメント」で十分です。

私がMS Wordを使う必要がある時

他人がMS Wordで作成した凝ったレイアウトの文書を校正したり、修正したりする場合、Googleドキュメントで開くとレイアウトが崩れてしまうのでMS Wordで編集する必要があります。

目次や索引、ページ番号を振ったりするなど、仕上げ作業が必要な場合。

・・・ということで、普段使いはGoogleドキュメントで、”清書”が必要な時だけMS Wordを利用するようにしています。

以下にGoogleドキュメントをメインで利用するメリットをまとめてみます。

1. 無料で利用可能

Googleドキュメントは、Googleアカウントさえあれば無料で利用できます。Wordは高額なライセンス購入が必要となるため、コストを抑えたい方にとっては大きなメリットです。

2. いつでもどこでも色んなデバイスでアクセス

Googleドキュメントは、ファイルはクラウド上の「Googleドライブ」上で作成、編集、保存が行われます。インターネット環境さえあれば、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、様々なデバイスからアクセスして編集することができます。

また、インターネットに接続できない場合でも（オフライン）、編集できるようにしておくことも可能です。

3. Word形式、PDF形式での出力、自動保存とバージョン管理

Googleドキュメントは、作成したファイルをPDF形式で出力できるので、文書の配布、ホームページでの公開資料などに利用できます。

また、MS Word形式で書き出しができるので、より細かいレイアウト、索引機能など高度な仕上げ作業をMS Wordに引き継ぐことができます。

編集内容は自動的に保存されるため、データ消失のリスクを軽減できます。また、編集履歴を遡って過去のバージョンを確認・復元することが可能です。

4. データの自動バックアップと復元

Googleドキュメントは、Googleドライブに保存されるため、データのバックアップと復元がかんたんです。Wordは、パソコン本体に保存されるため、定期的なバックアップが必要となります。

5. 簡単な共有と権限設定

MS Wordではファイル共有自体がやや煩雑で、権限設定もややこしいのですが、Googleドキュメントでは、クラウド上の「Googleドライブ」上に置かれているファイルを簡単に共有することができます。また、共有相手ごとに閲覧のみ可能、コメントのみ可能、編集可能といった権限を設定できます。

6. リアルタイムでの共同編集

Googleドキュメントは、クラウド上の「Googleドライブ」上に置かれているファイルを複数人で同時に編集することができます。誰がどの部分を編集しているかもひと目でわかります。

編集履歴もリアルタイムに反映されるため、スムーズな共同作業が可能です。

ファイルをメールでやり取りする必要はありません。

7. 最新バージョンへの自動更新

Googleドキュメントは、常に最新バージョンが利用できます。Wordは、最新バージョンを使用するためには、手動でのアップデートが必要となります。

8.文書を丸ごと世界各国語に翻訳

翻訳機能が超便利。「ツール」メニューから「ドキュメントの翻訳機能」を選択し、言語を選択すると文書全体を翻訳してくれます。

9. 豊富な機能と拡張性

Googleドキュメントは、文書作成に必要な基本機能に加え、豊富なテンプレート、図表作成機能、コメント機能などを備えています。また、Google Apps Scriptを用いた拡張機能の開発も可能です。Wordも豊富な機能を備えていますが、拡張性に関してはGoogleドキュメントの方が優れています。

10. セキュリティ対策

Googleドキュメントは、Googleの高度なセキュリティインフラによって保護されています。不正アクセスやデータ漏洩のリスクを低減することができます。Wordは、パソコン本体のセキュリティ対策に依存するため、万が一パソコンがウィルスなどに感染した場合、データが被害を受ける可能性があります。

まとめ

上記のように、GoogleドキュメントにはMicrosoft Wordにはない様々なメリットがあります。特に、無料であること、リアルタイムでの共同編集が可能であること、場所を選ばないアクセスが可能であることなどの点が大きな強みです。

近年、働き方改革やリモートワークの普及により、時間や場所に縛られない柔軟な働き方が求められています。Googleドキュメントは、こうした新しい働き方に最適なツールと言えるでしょう。

もちろん、Wordにはさらに高度豊富な機能がありますので、「仕上げ」、「清書」が必要なときに限って用いるようにしています。

以下は、それぞれのツールが適していると思われる利用シーンの一例です。

• Googleドキュメント
  • 複数人で共同で作業する文書
  • 外出先でも作業する必要がある文書
  • 最新バージョンを常に利用したい文書
• Microsoft Word
  • 高度なレイアウトやデザインが必要な文書
  • 論文など、複雑な文書作成機能が必要な文書
  • 過去のWordファイルとの互換性が重要な場合